Organisasi Entitas Yang Akan Memberikan Layanan
Struktur
organisasi yang jelas menjadikan sebuah perusahaan atau entitas mampu
menjalankan fungsi menjadi lebih baik. Tanpa ada struktur yang baik, maka akan
ada masalah yang dihadapi sebuah organisasi seperti kesalahan peran,
ketidakefektifan mengambil keputusan, konflik antar entitas, dan lainnya.
Memahami
Apa itu Struktur Organisasi
Struktur
organisasi bisa dimengerti sebagai sebuah sistem yang menjabarkan perihal
tertentu. Maksud penjabaran tersebut adalah untuk mencapai tujuan organisasi
atau mencapai proyek yang dilakukan organisasi. Perihal yang dijabarkan dapat
mencakup aturan-aturan seperti peran dan tanggung jawab.
Struktur
organisasi secara umum juga akan menggambarkan alur informasi yang bergerak di
dalam perusahaan. Misal, alur kebijakan yang ada dalam struktur terpusat akan
berasal dari atas dan tersebar ke bawah. Sementara pada struktur
desentralisasi, alur informasi akan tersebar ke berbagai unit organisasi.
Berbagai
bentuk dan level bisnis pasti akan menggunakan struktur organisasi. Hal itu
digunakan setidaknya untuk mendefinisikan hierarki tertentu dalam suatu
organisasi. Memiliki struktur organisasi yang jelas akan membuat entitas tetap
efisien dan fokus pada tujuan awal.
Struktur
organisasi perusahaan yang baik akan mendefinisikan pekerjaan setiap karyawan
dan hal itu akan sesuai dengan sistem secara keseluruhan. Jika dipahami secara
sederhana, maka struktur organisasi adalah sistem yang menerangkan siapa
melakukan apa.
Oleh
karena itu, struktur organisasi sering diilustrasikan ke dalam sebuah bagan
atau diagram yang berbentuk piramida. Ilustrasi tersebut menjelaskan bahwa
kedudukan setiap anggota, dengan keterangan bawah anggota organisasi paling
kuat berada di atas, sedangkan yang paling lemah berada di bawah.
Struktur
Organisasi Terpusat dan Desentralisasi
Secara
tradisional, sebuah organisasi secara otomatis akan berstruktur kepemimpinan
terpusat. Militer adalah contoh organisasi yang terkenal dengan struktur
terpusat dengan hierarki pemimpin dan bawahan yang jelas. Dalam sistem
organisasi terpusat, ada tanggung jawab yang sangat jelas untuk masing-masing
peran.
Seiring
perkembangan, terjadi modifikasi dalam organisasi terpusat menjadi
terdesentralisasi. Hal itu dilakukan supaya perusahaan dapat cepat memproses
sebuah kebijakan, tetapi juga mudah beradaptasi dengan setiap bagian struktur.
Misalnya, jika ada sebuah perusahaan memiliki 200 unit bisnis pada industri
yang berbeda-beda, maka setiap unit bisnis akan beroperasi secara
mandiri.
Di
perusahaan yang terdesentralisasi umumnya masih ada hierarki bawaan seperti
chief operating officer yang lebih tinggi daripada pemimpin unit. Namun, tim
pada unit bisnis diberi hak untuk membuat keputusan sendiri tanpa harus
mendapatkan persetujuan dari pemimpin sentral.
Jenis
Struktur Organisasi
Setiap
entitas dapat mendesain strukturnya sendiri sesuai pandangan dan kebutuhan
perusahaan. Namun, ada beberapa jenis struktur yang umum dan efektif digunakan.
Berikut ini adalah beberapa jenis struktur organisasi paling populer digunakan,
yang meliputi struktur fungsional, divisi, flatarki, dan matriks.
Struktur
Fungsional
Jenis
struktur organisasi paling umum digunakan adalah struktur organisasi fungsional
atau sering disebut juga struktur organisasi birokrasi. Hal itu karena jenis
ini memudahkan identifikasi peran dan tanggung jawab. Ciri strukturnya adalah
memecah divisi berdasarkan kemampuan tugas tenaga kerjanya.
Sebagian
besar usaha kecil-menengah menerapkan struktur fungsional ini karena tidak
memerlukan pemetaan yang rumit. Mereka akan membagi perusahaan menjadi
departemen yang terdiri dari produksi, pemasaran, dan operasi atau proses.
Tugas yang harus dilakukan akan sesuai dengan nama departemennya.
Struktur
Divisi atau Multidivisi
Pada
jenis ini, perusahaan akan menyusun struktur organisasi berdasarkan proyek yang
sedang dilakukan, produk yang diolah, atau bidang tertentu yang didalami oleh
anak perusahaan. Seorang karyawan akan menjadi bagian dari perusahaan unit
cabang, juga menjadi bagian dari perusahaan besar. Maka, cara untuk menjelaskan
profesi karyawan tersebut biasanya adalah “Saya bekerja untuk perusahaan A yang
ditempatkan di perusahaan A-1”.
Contoh
dari struktur ini adalah Kompas Gramedia Group yang memiliki unit bisnis media
televisi, penerbit, produsen tisu, jasa penginapan, dan lainnya. Dengan puluhan
bidang bisnis, setiap unit bisnis akan memiliki otonomi pada dirinya sendiri.
Selanjutnya, setiap unit bisnis Kompas Gramedia Group beroperasi sebagai
perusahaan sendiri dengan pemimpinnya sendiri.
Struktur
Flatarki
Sebagai
sebuah struktur yang lebih modern, Flatarchy adalah tipe yang banyak digunakan
oleh entitas startup. Seperti namanya, struktur organisasi ini meratakan
struktur dan rantai komando, serta memberi banyak keleluasaan kepada
karyawannya. Asal tidak melenceng dari tujuan awal, seorang karyawan dapat
melakukan modifikasi pekerjaan seliar mungkin.
Umumnya,
perusahaan yang menerapkan struktur organisasi ini tidak mewajibkan karyawan
untuk melakukan tanggung jawab sepele seperti presensi masuk kantor,
surat-menyurat administrasi yang membuat waktu istirahat terbuang, dan
sebagainya. Namun, uniknya perusahaan tersebut justru memiliki target
pencapaian yang lebih cepat.
Struktur
Matriks
Struktur
organisasi ini paling jarang digunakan karena membingungkan. Struktur ini
membuat karyawan dapat bertugas di berbagai level, divisi, atau departemen.
Misalnya, seorang karyawan yang bekerja untuk perusahaan jasa akan mendapat
tugas baik dalam penjualan dan pelayanan pelanggan.
Struktur
ini sebenarnya tidak merugikan karyawan apabila insentif yang diberikan oleh
perusahaan sama besarnya dengan multitasking yang dilakukan karyawan. Namun,
banyak entitas bisnis yang menggunakan cara ini untuk menghemat anggaran. Hal
tersebut memang bukan tindakan ilegal, tetapi jelas bukan merupakan langkah
sehat membangun perusahaan yang baik.
Manfaat
Adanya Struktur Organisasi
Masing-masing
jenis struktur organisasi akan memberikan pengaruh dalam proses yang terjadi di
sebuah perusahaan. Berikut ini adalah fungsi struktur organisasi dan juga
manfaatnya bagi perusahaan maupun karyawan.
Memperjelas
Hak dan Kewajiban Setiap Bagian
Struktur
organisasi berguna bagi perusahaan dan karyawan. Selain akan menentukan
berbagai kewajiban yang harus dilakukan untuk perusahaan dan karyawan, struktur
organisasi membuat satu pihak dapat menuntut hak kepada pihak yang lain.
Tidak
memiliki struktur formal organisasi akan menyulitkan organisasi untuk
berkembang. Misalnya, seorang karyawan akan mengalami kesulitan mengetahui
kepada siapa harus melaporkan tanggung jawab. Hal itu dapat menyebabkan
ketidakpastian tentang siapa yang bertanggung jawab atas hal apa dalam
organisasi.
Mengefisiensi
Waktu dan Tenaga
Menerapkan
struktur organisasi dapat mengefisiensi waktu dan tenaga dalam menjelaskan
peran semua pihak di setiap tingkatan. Hal itu juga berarti setiap departemen
bisa lebih produktif, karena mereka akan cenderung lebih fokus pada tugas
masing-masing. Dalam perkembangan, karyawan dapat berinovasi sehat mengenai
cara terbaik untuk melakukan pekerjaannya.
Misalnya, dalam struktur organisasi terpusat, seorang anggota perusahaan harus memiliki kemampuan pengambilan keputusan secara mandiri. Sementara dalam organisasi yang terdesentralisasi, karyawan harus membawa pemecahan masalah yang kreatif ke diskusi bersama.
Menetapkan
Perbedaan Gaji
Struktur
organisasi membuat karyawan terlihat fungsi dan pengaruhnya. Hal itu membuat
perusahaan dapat menilai lebih jelas mengenai porsi pekerjaan yang dilakukan
oleh seorang karyawan, tim, atau departemen. Selanjutnya, perusahaan dapat
memutuskan tingkat dan rentang gaji di setiap posisi.
Membuat
Pertimbangan Keputusan Jadi Lebih Cepat
Kondisi
perusahaan akan lebih positif ketika antar pihak di dalam perusahaan dapat
berkomunikasi secara efektif. Dengan komunikasi yang baik, pertimbangan dan
penggodokkan keputusan akan lebih cepat dan akurat pula. Dengan kata lain, arus
informasi jelas sebagai hasil penggunaan struktur organisasi dapat mendorong
pengambilan keputusan yang lebih cepat.
Memadukan
Beberapa Unit Bisnis
Menerapkan
struktur organisasi akan memastikan semua unit bisnis dalam satu induk bisnis
dapat beroperasi dengan cara dan mengikuti aturan yang sama. Masalah yang umum
mengenai ini adalah soal laporan keuangan. Karena Anda tidak mungkin berada di
semua lokasi, struktur yang terorganisir akan membuat Anda dapat mengontrol
laporan dengan satu kebijakan.
Menghindari
Pengulangan Tugas
Risiko
pekerjaan yang terulang oleh pekerja lain dapat dihindari ketika karyawan
dibagi menjadi beberapa tim berbeda sesuai dengan keahlian. Jika sebuah
pekerjaan desain belum selesai dikerjakan, maka tim yang tidak memiliki
kemampuan desain tahu bahwa hal itu bukan tanggung jawabnya.
Hal
ini juga akan menghilangkan potensi konflik antar karyawan karena membentuk
tanggung jawab masing-masing bagian. Ketika seorang karyawan mengetahui
pembagian tugas, maka mereka dapat menolak untuk mengerjakan tugas pihak lain.
Bagi karyawan, hal ini merupakan cara terbaik untuk menghindari konflik di
antara rekan kerja.
Menjadikan
Komunikasi Lebih Baik
Penerapan
struktur organisasi akan membuat potensi komunikasi antara divisi dan tim
terjalin lebih baik. Ketika sebuah tugas telah diberikan kepada tim sesuai
spesialisasinya, pihak lain akan paham kemana harus bertanya jika ada masalah
tertentu.
Misalnya, jika Anda berada di dalam tim editor tulisan, Anda akan tahu bahwa harus menghubungi tim penulis untuk berkoordinasi. Contoh lain, jika seseorang dari pemasaran memiliki pertanyaan tentang desain proyek, mereka tahu bahwa harus menghubungi departemen ilustrasi.
Mendeteksi
Masalah Lebih Akurat
Struktur
organisasi membuat sebuah entitas menjadi bagian per bagian. Ketika sebuah
proyek gagal mencapai tujuan, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah yang
terjadi. Kesalahan bisa dilakukan oleh satu bagian, seluruh bagian, ataupun
efek domino dari satu kesalahan yang menyebabkan kesalahan lain pada tiap
departemen.
Ketika
departemen yang melakukan kesalahan sudah dapat diidentifikasi, maka
penanganannya akan lebih cepat dan sesuai. Artinya, apabila kesalahan dilakukan
oleh pihak departemen copywriting, maka perusahaan tidak harus melakukan
penanganan pada departemen produksi.
Mengembangkan
Usaha Menggunakan Dana dari Modal Rakyat
Perusahaan
yang sehat harus dibangun dengan struktur yang kompleks. Namun, hal itu juga
harus mempertimbangkan kebutuhan budget. Untungnya, modal untuk membangun
bisnis dapat diperoleh melalui Modal Rakyat.
Modal Rakyat adalah medium pendanaan yang memediasi pelaku bisnis dengan sumber dana terpercaya. Pelaku bisnis akan mendapatkan dana dari pihak yang jelas dan melalui kerjasama resmi. Untuk mengetahui lebih banyak mengenai Modal Rakyat
Referensi
:
https://www.modalrakyat.id/blog/struktur-organisasi
0 Response to "Organisasi Entitas Yang Akan Memberikan Layanan"
Post a Comment